Que se passe-t-il lors du premier rendez-vous avec votre organisatrice ?

# Que se passe-t-il lors du premier rendez-vous avec votre organisatrice ?

Prendre contact avec une organisatrice d'événements peut intimider. "Je ne sais pas ce que je vais dire", "Est-ce que c'est engagent ?", "Est-ce qu'elle va juger mes idées ?" Ces questions, mes clientes me les confient souvent après le rendez-vous. Je m'appelle Anaïs, je suis organisatrice d'événements à Arras, et voici en toute transparence ce qui se passe lors d'un premier rendez-vous avec moi.

Avant le rendez-vous

La prise de contact

Vous me contactez via mon site evenmia.fr, Instagram, ou par téléphone. Je vous réponds sous 24 à 48h maximum. On échange d'abord par message ou appel pour comprendre votre projet globalement : type d'événement, date approximative, nombre d'invités, zone géographique.

La proposition de rendez-vous

Je vous propose plusieurs créneaux. Je peux me déplacer chez vous (si vous habitez dans le Pas-de-Calais), vous recevoir à Arras dans un café que j'aime, ou faire le rendez-vous en visio si vous habitez loin. Le cadre confortable pour vous prime.

La préparation facultative

Je ne vous demande rien de particulier à apporter. Pas besoin de venir avec un Pinterest complet ou un budget ficelé. Venez comme vous êtes, avec vos envies brutes ou vos hésitations. C'est mon job de vous guider.

Le déroulé du rendez-vous

Durée moyenne : 1h30 à 2h

Je ne fais jamais de rendez-vous bâclés. Moins d'une heure, on ne se comprend pas vraiment. Plus de 2h, on fatigue tous. La zone optimale est 1h30 à 2h.

Étape 1 : faire connaissance (15-20 minutes)

On commence par parler de vous. Pas de votre événement. De vous. Comment vous vous êtes rencontrés (pour un couple), comment se passe votre grossesse (pour une baby shower), ce qui vous fait vibrer dans la vie. Je veux comprendre qui vous êtes.

Étape 2 : votre projet raconté (20-30 minutes)

Vous me racontez votre événement comme vous l'imaginez. Sans structure, sans ordre. Vos rêves, vos non-négociables, vos peurs aussi. Je prends des notes détaillées. Je pose des questions qui clarifient ou qui ouvrent.

Étape 3 : les questions techniques (20-30 minutes)

Date envisagée, nombre d'invités, budget estimatif, lieu si déjà choisi, contraintes particulières (invités à mobilité réduite, régimes alimentaires, timings imposés). Ces informations me permettent d'évaluer la faisabilité.

Étape 4 : ma proposition approximative (15-20 minutes)

À ce stade, je peux déjà vous donner des premières orientations : "Votre budget permet telle ambition", "Pour votre date, voici les enjeux", "Votre idée X est magnifique mais attention à Y". Pas de devis précis encore, mais des pistes concrètes.

Étape 5 : présentation de mon travail (10-15 minutes)

Je vous montre mon portfolio, mes dernières réalisations, je vous raconte quelques anecdotes. Vous pouvez me poser toutes les questions sur mes prestations, mes tarifs, mon fonctionnement.

Étape 6 : la suite et les modalités (5-10 minutes)

Si on a envie de travailler ensemble, je vous explique comment on procède. Devis détaillé sous 7 à 10 jours. Acompte de 30 % à la signature. Et c'est parti.

Ce que j'aime découvrir chez vous

Vos vraies envies (pas celles de Pinterest)

Pinterest vous influence, c'est normal. Mais j'adore creuser en-dessous : qu'est-ce qui vous parle vraiment à vous, pas ce que vous pensez devoir aimer.

Votre histoire

Pour un mariage, comment vous vous êtes rencontrés ou votre moment favori ensemble. Pour un baptême, votre grossesse et vos sentiments. Pour un anniversaire, la personnalité de l'enfant. Ces éléments nourrissent la conception.

Vos craintes

"J'ai peur de ne pas être à la hauteur du budget." "J'ai peur que mes invités s'ennuient." "Je déteste prendre la parole en public." Ces peurs m'aident à vous protéger le jour-J.

Ce que vous pouvez me demander

Mes tarifs

Je suis transparente sur ma façon de facturer. Je n'ai pas un tarif unique car chaque événement est unique, mais je peux vous donner des fourchettes. N'hésitez pas à demander.

Mes références

Je peux vous mettre en contact avec d'anciens clients pour qu'ils vous parlent de leur expérience. Je ne garde que les témoignages positifs sur mon site (logique), mais les retours directs sont toujours possibles.

Mes assurances

Je suis légalement immatriculée (numéro SIRET disponible), assurée en responsabilité civile professionnelle. N'hésitez pas à vérifier, c'est normal.

Ce que je ne sais pas faire

Je ne fais pas de voyage de noces. Je ne gère pas les démarches administratives du mariage. Je ne cuisine pas moi-même (je m'associe avec des traiteurs). Je suis honnête sur mes limites.

Les engagements (ou pas)

Le rendez-vous est gratuit et sans engagement

Premier rendez-vous : zéro euro, zéro engagement. Si on ne se convient pas, ou si vous changez d'avis, aucun problème.

Le devis est gratuit

Après notre rendez-vous, je vous envoie un devis détaillé. Gratuit, non engageant. Vous avez le temps de le lire, le comparer, en discuter.

L'engagement commence à la signature

À la signature du contrat et au versement de l'acompte, on est officiellement engagés ensemble. Avant, rien de définitif.

Ce qui peut arriver et qui est normal

On ne se convient pas

Ça arrive. Tous les mariés ne sont pas faits pour travailler avec toutes les organisatrices. Si je sens que le courant ne passe pas, je vous le dis franchement et je vous oriente vers une consoeur qui pourrait mieux correspondre.

Votre budget ne permet pas vos envies

Je suis honnête : je vous dis ce qui est réaliste. Plutôt que de signer coûte que coûte et vous décevoir ensuite.

Votre date est trop proche

En-dessous de 3 mois de délai pour un grand mariage, c'est très compliqué. Je vous le dis.

Comment bien préparer votre rendez-vous

Réfléchir à 3 questions simples

Qu'est-ce qui vous ferait dire en fin de journée "c'était parfait" ? Qu'est-ce qui vous stresse le plus aujourd'hui ? Qu'est-ce qui n'est absolument pas négociable pour vous ?

Venir à deux si c'est un couple

Il est essentiel que les deux futurs mariés soient présents. Je dois voir votre dynamique et entendre les envies des deux.

Ne pas avoir trop préparé

Les couples qui arrivent avec un cahier de 30 pages sont souvent les plus angoissés. Venez détendus, l'échange fera le reste.

Mon objectif lors du premier rendez-vous

Que vous repartiez sereins. Peu importe que vous signiez avec moi ou non ensuite. Mon but, c'est qu'en partant vous vous disiez "J'ai du clair dans la tête, je sais par où commencer, c'est moins stressant que je ne pensais."

Envie de prendre votre premier rendez-vous ?

Je vous propose un premier échange gratuit et sans engagement pour découvrir votre projet. Sur Arras, dans le Pas-de-Calais, dans les Hauts-de-France, ou en visio si vous êtes loin. Contactez-moi via evenmia.fr et je vous recontacte sous 48h pour fixer le premier rendez-vous qui vous convient.